Конец года для отдела персонала начинается в сентябре: 8 сведений, которые бухгалтер должен запросить у клиента
Для корректного начисления заработной платы и соблюдения трудового законодательства бухгалтерские и кадровые службы должны заранее получить от клиентов ряд сведений, которые обычно остаются под контролем самих работодателей. Сосредоточенность выплат 13-й зарплаты, отпускных, возможных изменений рабочего времени и обычной месячной ведомости требует подготовки задолго до декабря. Ожидание до конца года, чтобы узнать, кто получал аванс 13‑й зарплаты, кто уйдёт в коллективный отпуск или как будет работать компания в праздничные дни, повышает риск ошибок в расчётах, просрочек выплат и необходимости внесения исправлений в eSocial.
Хотя законодательство не обязывает запрашивать все эти данные именно в сентябре, их раннее получение — вопрос внутренней организации бухгалтерии: у фирм должна быть собственная процедура и сроки, согласованные с клиентской базой и нормативными обязанностями. Ниже — ключевые сведения, которые стоит начать собирать заранее.
1) Кто уже получил аванс по 13‑й зарплате
Необходимо определить, какие работники уже получили первую часть 13‑й зарплаты в течение года, особенно в связи с отпуском. Законодательство устанавливает, что первая часть может выплачиваться в период, установленный нормами, а если работник просит аванс в начале года, выплата должна сопровождать отпуск. Следует уточнить:
- перечень сотрудников, получивших первую часть;
- приёмы на работу и увольнения, имевшие место после выплаты аванса;
- наличие предписанных коллективными соглашениями авансов;
- суммы, которые нужно будет учесть или компенсировать при окончательном расчёте.
Вторая часть 13‑й зарплаты подлежит выплате в установленный законом срок с вычетом уже выплаченной суммы.
2) Комиссионные, сверхурочные и иные переменные выплаты
Клиент обязан в сроки, установленные бухгалтерией, предоставить данные о всех переменных выплатах работникам: надбавках за вредные/опасные условия, оплате за выработку, командировочные и т. д. Такие выплаты не всегда рассматриваются одинаково: их природа и регулярность, условия начисления и положения коллективных договоров определяют, включаются ли они в расчёт 13‑й зарплаты, отпусков, ФГТС и взносов. Для работников с переменной оплатой пособие по 13‑й рассчитывается на основании величин, известны к ноябрю, а после уточнения переменных за декабрь расчёт может потребовать пересмотра и доплат или компенсаций до установленного срока в январе. Поэтому окончательный расчёт 13‑й в декабре может оставаться открытым для корректировок по таким работникам.
3) Планируемые приёмы, увольнения и изменения условий труда
Приём и увольнение сотрудников ближе к концу года влияют на расчёт 13‑й, отпускных, ФГТС и отчислений. Бухгалтерия должна уточнить у работодателя, планируется ли:
- прекращение срочных контрактов;
- изменение зарплат, должностей или рабочего времени;
- перевод сотрудников между подразделениями.
При расчёте 13‑й обычно учитывается каждый месяц, в котором работник фактически работал или находился в распоряжении работодателя не менее 15 дней. Нужно также анализировать все отсутствия и отстранения. Решения работодателя должны поступать в бухгалтерию до их реализации, чтобы проверить последствия по срокам, временным гарантиям, отработке предупреждений, коллективным нормам и корректному отражению событий в eSocial.
4) Коллективные отпуска и приостановки работы отдельных подразделений
Работодатель должен сообщить, собирается ли он вводить коллективные отпуска, какие подразделения будут охвачены и даты начала и окончания. Коллективные отпуска могут распространяться на всю компанию или отдельные подразделения и делиться максимум на два периода при соблюдении минимальной продолжительности каждого. Требуется уведомить местный орган труда за установленный минимум дней до начала и направить копию в профсоюз, а также разместить уведомление на рабочих местах. Малые предприятия в ряде случаев освобождены от уведомления государственного органа, но это не отменяет других процедур по трудовому законодательству или коллективным соглашениям. Также важно выявить сотрудников с трудовым стажем менее года: такие работники имеют право на пропорциональные отпускные и начинают новый период приобретения права после коллективных отпусков. Выплата отпускных должна быть произведена до начала отпуска в установленный срок.
5) Индивидуальные отпуска и сроки предоставления
Помимо коллективных отпусков, бухгалтерия должна запросить график индивидуальных отпусков и проверить периоды приобретения и сроки предоставления прав у каждого работника. Если предоставление отпуска выходит за рамки установленных сроков, работнику может быть положена двойная оплата. Для планирования нужно знать:
- кто уйдёт в отпуск до января;
- у кого сроки предоставления отпуска близки к окончанию;
- были ли поданы заявки на продажу части отпуска;
- запланированы ли изменения уже утверждённых отпусков;
- есть ли у сотрудников временные гарантии или они находятся в отпусках по болезни.
О начале отпуска работник должен быть уведомлён письменно заблаговременно; начало отпуска не может приходиться на два дня перед праздничным днём или еженедельным выходным. При делении отпуска нужны согласие работника и соблюдение минимальных дней в каждом периоде.
6) Отстранения, больничные и ещё не сообщённые события
Позднее сообщённые отстранения и больничные могут изменить расчёт зарплаты, 13‑й и отпускных, привести к несоответствиям в eSocial и повлиять на оформляемые социальные выплаты. Бухгалтерия должна потребовать сверку по:
- неоприходованным медицинским справкам;
- отпускам по болезни или в результате несчастного случая;
- отпускам по беременности и родам и другим отпускам по семейным основаниям;
- уважительным и неуважительным отсутствиям;
- сотрудникам, ожидающим решения фонда соцстрахования об оформлении пособий;
- изменениям в ранее сообщённых датах.
Правила начисления 13‑й во время отстранений различаются в зависимости от причины и длительности отсутствия и наличия выплат со стороны государственного фонда, поэтому нельзя рассчитывать 13‑ю зарплату только по списку сотрудников, активных в декабре. Необходим анализ истории каждого трудового отношения. Сам eSocial подчёркивает: корректная регистрация отстранений важна для признания прав и назначения пособий.
7) Режим работы компании в праздничные дни конца года
Клиент должен заранее сообщить, будет ли в компании обычный рабочий график, сокращённый режим, компенсация часов, использование банка часов, предоставление выходных или полная остановка производства в последние дни года. 25 декабря и 1 января являются общенациональными праздничными днями; 24 и 31 декабря не являются официальными праздничными днями на федеральном уровне, поэтому возможная нерабочая практика в эти даты может основываться на решении работодателя, коллективном соглашении или местной норме. Предоставляемый работодателем отпуск по инициативе работодателя не должен автоматически списываться с отпускных работников или компенсироваться позже без правовой основы. Использование банка часов и компенсация рабочего времени должно соответствовать требованиям закона и условиям индивидуальных или коллективных соглашений. Также нужно учесть специальные положения коллективных договоров о работе в праздничные дни, оплате и предоставлении компенсирующих выходных, а также об особенностях работы отдельных отраслей.
8) Коллективные соглашения, льготы и ожидаемые перерасчёты
До конца года бухгалтерия обязана подтвердить, какие коллективные соглашения или договоры применимы к каждому учреждению работодателя, и проверить наличие положений, затрагивающих расчёты за декабрь: пособия на питание и другие льготы, отчисления, предусмотренные в коллективных документах, выплаты и поощрения к концу года. Норму коллективного соглашения нужно анализировать с учётом экономической категории работодателя, профессиональной категории работника и территориальной основы. Квалификация работника под конкретную конвенцию не должна основываться только на наименовании должности или на прецедентных соглашениях прошлых лет.
Установите внутренний письменный срок для предоставления данных
Закон определяет сроки выплат и отчётности, но не устанавливает единую дату, когда клиент должен передать все сведения бухгалтерии. Каждая бухгалтерская фирма может разработать свой внутренний график, при этом следует предоставить клиентам разумное время для подготовки и чётко обозначить ответственность сторон. Запрос можно сопровождать контрольным списком и просьбой подтвердить получение документов бухгалтерией. Рекомендуется фиксировать в письменной форме непредоставленные сведения и информировать клиента о рисках, связанных с задержкой: такая организация не снимает автоматически юридическую ответственность, но помогает доказать, какие данные были доступны на момент обработки расчётов. Ранняя подготовка не означает расчёт декабрьской зарплаты в сентябре. Речь о выявлении решений и данных, которые, если будут известны только в конце года, могут мешать своевременному и корректному выполнению трудовых, страховых и фискальных обязательств.