Финальные коллективные отпуска на конец года: семь решений, которые компании должны принять уже в сентябре
Заблаговременное планирование позволяет сверить периоды приобретения права на отпуск, рассчитать расходы, учесть положения коллективных договоров и выполнить обязательные уведомления до приостановки деятельности. Хотя законодательство прямо не устанавливает сентябрь как крайний срок для планирования коллективных отпусков на конец года, откладывать решение до ноября или декабря может поставить под угрозу соблюдение трудовых обязательств.
Прежде чем объявить о приостановке работы, работодателю необходимо установить, какие сотрудники попадут под действие меры, сколько дней отпуска причитается каждому, какова будет ситуация с работниками, трудившимися меньше года, и какие уведомления следует направить. Мера также требует финансового планирования: помимо оплаты отпусков и дополнительной выплаты в размере одной трети, в конце года обычно выплачивается и 13‑я зарплата, а также начисляются отчисления на фонд оплаты труда. Ниже — семь ключевых решений, которые целесообразно принять заранее.
1. Будет ли это коллективный отпуск или просто «ребейс» (recesso)?
Первое решение — определить природу периода простоя. При коллективных отпусках дни вычитаются из отпускных прав сотрудников и применяются правила, предусмотренные в соответствующих положениях трудового законодательства. «Ребейс», предоставляемый работодателем, рассматривается иначе: как правило, это оплачиваемый период освобождения от работы, который нельзя в одностороннем порядке списать с отпускного баланса работников как коллективный отпуск. Компания не должна путать коллективный отпуск с одновременным предоставлением индивидуальных отпусков — каждая альтернатива имеет свои требования. То, как работодатель назвал период, не имеет решающего значения; важна фактическая организация приостановки.
2. Остановится ли вся компания или только отдельные подразделения?
Закон допускает, чтобы коллективный отпуск предоставлялся всем сотрудникам либо лишь работникам определенных филиалов или секторов. Это значит, что организация не обязана полностью останавливать деятельность: например, можно дать коллективный отпуск производству и сохранить работу административного и коммерческого отделов. При этом определение должно быть четким: в уведомлении в соответствующий орган нужно указать, какие именно филиалы или сектора охвачены. Перед решением следует зафиксировать, какие операции продолжат работать, сколько сотрудников останутся на рабочих местах, будут ли в одном и том же подразделении применяться разные условия к сотрудникам, какие филиалы охвачены и не содержит ли коллективный договор специальных условий. Выбор отдельных сотрудников без реальной привязки к филиалу или сектору может лишить меру признака коллективности; в случае намерения охватить конкретных работников следует рассматривать вариант индивидуального отпуска.
3. Какие даты и сколько дней будет предоставлено?
Коллективные отпуска можно делить на не более чем два периода в году; каждый период должен быть минимум десять календарных дней. Работодатель должен заранее определить охват — какие филиалы или сектора — и точные даты начала и окончания. Отсчет ведется календарными днями, включая субботы, воскресенья и попадающие в период праздники. Поскольку у коллективных отпусков своя минимальная продолжительность, к ним не применяются правила дробления индивидуальных отпусков (когда один период должен быть не менее четырнадцати дней, а остальные — не менее пяти). Также необходимо свериться с положениями отраслевого или коллективного соглашения: конвенции и соглашения могут устанавливать дополнительные процедуры, конкретные периоды простоя или более благоприятные условия для работников.
4. Сколько дней отпуска у каждого сотрудника?
Перед подтверждением дат службе персонала нужно проверить индивидуальное положение каждого работника, который попадет под коллективный отпуск: период приобретения права на отпуск, отпуска, уже использованные или запланированные, неявки без уважительных причин, отпуска и иные временные освобождения в период приобретения права, сотрудники с продолжительностью работы меньше двенадцати месяцев и те, кто возвращается с временного освобождения незадолго до простоя. Это важно, потому что коллективный отпуск не дает одинакового эффекта всем работникам. Те, у кого уже оформлен приобретенный отпуск, используют положенные дни; если коллективный период короче причитающегося, остаток следует предоставить позже в соответствии с законом. Для сотрудников, еще не отработавших 12 месяцев, предусмотрен особый порядок.
5. Как поступать с работниками, отработавшими менее 12 месяцев?
Сотрудники, трудившиеся меньше года, получают пропорциональную часть отпуска во время коллективного простоя. После этого начинается новый период приобретения права на отпуск. Это правило требует внимания, поскольку изменяет ориентиры для учета будущих отпусков работника. Бухгалтерия или кадровая служба должна заранее получить данные о неявках, влияющих на право, и о продолжительности коллективного отпуска. Если коллективный период превышает пропорциональную часть отпуска, положенную сотруднику, нельзя просто создать «отрицательный» остаток для последующего списания в будущих отпусках работника. Обращение с превышающими днями должно соответствовать закону и коллективному договору, без неправомерного уменьшения оплаты труда. Также важно разъяснить работнику, что новый период приобретения права начинается после окончания коллективного отпуска, чтобы избежать споров о сроках следующего отпуска.
6. Будет ли разрешена конвертация дней в выплату (абоно)?
При индивидуальных отпусках сотрудник вправе преобразовать до одной трети отпуска в денежную выплату при условии своевременного запроса. Для коллективных отпусков правило иное: конвертация в денежную компенсацию возможна только если такая возможность предусмотрена коллективным соглашением между работодателем и представительством профсоюза. Поэтому одних лишь индивидуальных запросов работников недостаточно. Если работодатель намерен разрешить выплату за часть коллективного отпуска, необходимо согласовать это с профсоюзом и проверить коллективный договор на предмет положений о выплатах или специальных правилах для сотрудников с менее чем годом работы.
7. Как будут произведены уведомления и выплаты?
Работодатель, предоставляющий коллективный отпуск, обязан уведомить местное подразделение компетентного государственного органа не позднее чем за пятнадцать дней до его начала, указав охваченные филиалы или сектора. Процедура может выполняться через соответствующий сервис на государственном портале. В тот же срок нужно направить копию уведомления в представительные профсоюзы и разместить объявления на рабочих местах. Малые предприятия и микроорганизации могут быть освобождены от обязанности уведомлять государственный орган в силу специальной нормы, но это освобождение распространяется только на саму форму уведомления государственному органу и не отменяет необходимости информировать профсоюз и работников и соблюдать возможные положения коллективного договора. Оплата отпускных, с добавлением одной трети, должна быть произведена не позднее чем за два дня до начала отпуска. Для сотрудников с переменной заработной платой закон предусматривает правила исчисления средних выплат в зависимости от характера вознаграждения.
Планирование должно включать проверку кассовых возможностей компании. Предоставление коллективных отпусков влечет за собой выплаты до фактической приостановки работы. В конце года это часто совпадает с выплатой второй части 13‑й зарплаты, начислениями и ежемесячной ведомостью по оплате труда. Компания должна отдельно спланировать: дополнительную выплату в размере одной трети, трудовые и пенсионные отчисления, сохраняемые в периоде льготы социальные пособия и заработную плату сотрудников, продолжающих работу. Планирование в сентябре не является юридическим требованием, но дает время оценить финансовый эффект, изучить коллективные инструменты и передать службе персонала все необходимые данные.
Контрольный список перед утверждением коллективного отпуска
Перед подтверждением приостановки деятельности организация должна ответить на вопросы: будет ли это коллективный отпуск или оплачиваемый «ребейс»? коснется ли отпуск всей компании или только отдельных подразделений? каковы даты начала и окончания? есть ли у всех сотрудников достаточный отпускной остаток? имеются ли работники с менее чем годом работы? будет ли согласована с профсоюзом возможность конвертации дней в денежную выплату? предусматривает ли коллективный договор особенности? кто отвечает за обязательные уведомления? выдержит ли касса компании одновременные выплаты отпускных, дополнительной трети, 13‑й и начислений?
Заблаговременное решение снижает необходимость исправлений в расчетах по оплате труда и предотвращает ситуации, когда плановый «праздничный» простой проводится без соблюдения требований, присущих коллективным отпускам.